- Специальный корреспондент
В текущей работе организации составляют различные документы. Ими обосновываются хозяйственные операции, сделки или расходы. При этом налоговики в любой момент могут истребовать информацию, даже если она связана с деятельностью вашего партнера по бизнесу. Вот почему важно хранить все документы. О том, что нужно учесть, организуя хранение документов, расскажем далее.
Как организовать хранение документов
Порядок хранения документации состоит:- из организации хранения документов;
- обеспечения сохранности документов.
Нормативные документы, регламентирующие хранение
Порядок и сроки хранения документов установлены:- Налоговым кодексом;
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденный приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н;
- перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
- правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденными приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526;
- методическими рекомендациями Росархива от 19.07.2018 № б/н.
В этом случае обратим внимание на документ, который необязателен, но рекомендован для добровольного применения — ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005, утвержденный приказом Росстандарта от 17.09.2012 № 325-ст. Он устанавливает правила обеспечения долговременной сохранности электронных документов.
Организация хранения документов
Все документы условно можно подразделить на текущие и архивные.Текущие — это документы, с которыми вы работаете в настоящий момент или которые имеют временный срок хранения.
Архивные — это документы, по которым делопроизводство закончено.
Правила хранения текущих документов законодательно не регламентированы. Как правило, бумаги, используемые сотрудниками в работе, хранятся в столах или стеллажах, расположенных в кабинетах.
Исключение — конфиденциальные документы. Их документооборот надо организовать отдельно, определив в локальном нормативном акте, какие документы относятся к конфиденциальным, каким сотрудникам предоставлено право с ними работать, как они получают доступ к такой информации. Кроме того, потребуется отделить конфиденциальные бумаги от обычных и отвести под их хранение специальную площадь.
Текущие документы можно хранить и в архиве. Но, как правило, там хранят документы, по которым делопроизводство окончено либо которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения.
Перед передачей дел на архивное хранение требуется провести подготовительную работу.
В связи с расширением электронного документооборота организации нужно наладить порядок хранения и таких документов. Их можно держать в электронном виде, а распечатывать по запросу, например, налоговой инспекции.
Хранение бухгалтерских документов
С первого января 2022 года обязательно надо применять ФСБУ 27/2021. Он установил следующие правила хранения документов бухгалтерского учета:- хранить нужно подлинники документов;
- хранить нужно документы в том виде, в котором они составлены. Если документ составлен на бумаге, уничтожить его, предварительно переведя в цифровой вид для хранения, нельзя;
- документы и данные, содержащиеся в них, нужно хранить в РФ. Здесь же должны размещаться и базы данных бухгалтерского учета.
Порядок предоставления доступа к документам определяет организация или ИП. При этом чтобы получить доступ к документам, об этом нужно проинформировать главного бухгалтера или другое ответственное лицо.
Хранение кадровых документов
За хранение кадровых документов отвечает кадровая служба. К кадровой относится документация по личному составу организации, а также локальные акты и иные документы, которые обязательны для исполнения всеми сотрудниками.К документации по личному составу относятся документы:
- о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- по учету кадров;
- по расчетам заработной платы и других выплат;
- по охране труда.
Сроки хранения документов
Документы бухучета, бухгалтерскую, финансовую отчетность хранят не менее пяти лет после истечения отчетного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ).С 17 марта 2021 года сроки хранения регистров налогового учета, а также документов для исчисления, удержания и уплаты налогов составляют пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК).
Другие сроки хранения предусмотрены типовым перечнем документов. Он предусматривает, что документы можно хранить:
- постоянно. Так хранят бухгалтерскую отчетность, передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы и пояснительные записки к ним;
- если документы по личному составу закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, их хранят 50 лет, если после этой даты — 75 лет;
- 10 лет нужно хранить документы о недостачах, присвоениях, растратах — например, справки, акты, переписку.
- в течение 6 лет нужно хранить документы по страховым взносам (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК);
- 10 лет установлены для хранения документов по убыткам, которые переносят на будущее.
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
| Банковские и кассовые документы | |
| Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов | 5 лет |
| Договоры банковского счета | 5 лет после окончания срока действия договора |
| Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы — кассовые документы и книги, банковские документы | 5 лет при условии проведения проверки |
| Кредитные и заемные договоры, документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств | 5 лет — после полного исполнения обязательств и проверки экспертной комиссией; 10 лет — с условием о залоге имущества |
| Документы по бухгалтерскому учету | |
| Бухгалтерская отчетность: сводная годовая (консолидированная), годовая; | Постоянно, но не менее 10 лет |
| Промежуточная | 5 лет минимум; Если нет годовых, постоянно, но не менее 10 лет |
| Аудиторские заключения | 5 лет после отчетного года; По годовой бухотчетности — постоянно, но не менее 10 лет |
| Документы учетной политики | 5 лет после замены новыми |
| Первичные документы и приложения к ним — корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка | 5 лет при условии проведения проверки |
| Путевые листы | 5 лет |
| Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты | 6 лет; если нет лицевых счетов — 50 / 75 лет |
| Положения об оплате труда и премировании работников по месту утверждения | Постоянно, но не менее 10 лет |
| Документы о дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет после погашения долга |
| Регистры бухучета | 5 лет при условии проведения проверки |
| Документы о недостачах, растратах, хищениях | 10 лет (после возмещения ущерба, в случае возбуждения уголовных дел храните до принятия решения по делу) |
| Акты выполненных работ, оказанных услуг | 50 / 75 лет |
| Акты сверки дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет при условии погашения дебиторской или кредиторской задолженности |
| Доверенности | 5 лет после истечения срока действия |
| Инвентаризационные описи, акты и ведомости | 5 лет при условии проведения проверки |
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | 5 лет после замены новыми |
| Налоговые документы | |
| Счета-фактуры | 5 лет |
| Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним | 5 лет после снятия задолженности |
| Документы, расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета по НДФЛ | 5 лет |
| Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов | 5 лет |
| Сведения о доходах физических лиц | 5 лет; если нет лицевых счетов — 50/75 лет |
| Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемые налоговыми агентами | 5 лет |
| Книги учета доходов и расходов по УСН | 5 лет |
| Страховые взносы и пособия | |
| Листки нетрудоспособности | 5 лет |
| Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование | 50/75 лет |
| Кадровые документы | |
| Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении | 50 / 75 лет |
| Личные карточки и личные дела работников, в том числе руководителей | 50 / 75 лет |
| Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате | 50 / 75 лет |
| О приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы | 50 / 75 лет |
| О направлении в командировку работников | 5 лет |
| О дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| Табели, графики, журналы учета рабочего времени | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50 / 75 лет |
| Правила трудового распорядка | 1 год после замены их новыми |
| Графики отпусков | 3 года |
Штатные расписания и изменения к ним:
| Постоянно, но не менее 10 лет 3 года после замены новыми |
| Отчеты работников о командировках | 5 лет при условии проверки экспертно-проверочной комиссией |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором |
| Корпоративные документы | |
| Протоколы, постановления, решения общих собраний акционеров и пайщиков | Постоянно, но не менее 10 лет |
| Реестры владельцев ценных бумаг | Постоянно, но не менее 10 лет |
| Выписки из реестров владельцев ценных бумаг | 5 лет |
| Переписка о начислении дивидендов | 5 лет |
| Ведомости на выдачу дивидендов | 50 / 75 лет |
Например, по счетам-фактурам годом окончания делопроизводства является год, в течение которого их в последний раз использовали при расчете НДС и при составлении отчетности (письмо Минфина от 19.07.2017 ).
При переносе убытков на будущее нужно хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу (письмо Минфина от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632). Следовательно, срок хранения документов по убыткам составляет 15 лет. Его рассчитывают после истечения 10 лет, установленных для переноса убытков на будущее.
Срок хранения первичных документов, которые подтверждают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, нужно исчислять с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257).
Архивное хранение документов
Для передачи дел в архив документы надо правильно подготовить. Если под архив специально отведено помещение, к нему предъявляют особые требования (п. 2.16 правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).Через архивохранилище не могут проходить трубы водоснабжения и канализации, технологического или бытового вывода воды.
Архивное помещение должно быть достаточно освещенным и хорошо проветриваемым, чтобы обеспечить рециркуляцию воздуха, стабильный температурно-влажностный режим, очистку воздуха от пыли и посторонних примесей. Кроме того, архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам.
Но отводить для документов специальное помещение необязательно. Главное — хранить их в запирающихся шкафах или сейфах, которые обеспечивают сохранность документов и предохраняют от пыли и света.
Документы перед сдачей на архивное хранение надо отобрать и правильно подготовить.
Из всего массива имеющихся документов нужно выделить те, которые относятся к личному составу, имеют постоянные или временные сроки хранения. Именно эти документы подлежат архивному хранению (раздел 1.1.2 методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018 № б/н).
Дела в архив передают по описи. В результате экспертизы нужно составить отдельные описи дел по документам:
- постоянного срока хранения;
- временных сроков хранения свыше 10 лет;
- по личному составу;
- по электронным документам постоянного хранения.
Передачу документов в архив организации надо оформить актом приема-передачи. Его подписывают председатель и члены комиссии, а утверждает руководитель организации.
Далее необходимо организовать правильное хранение дел в архиве. Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:
- подшивку или переплет документов дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа — заверителя дела;
- составление внутренней описи документов дела;
- оформление обложки дела.
В локальном нормативном акте организации должно быть указано лицо, ответственное за хранение архивных документов. Например, бухгалтер, секретарь или кадровик. Поручите им завести специальный журнал выдачи архивных документов. В нем нужно указывать Ф.И.О. сотрудника, который получил дело из архива, дату его выдачи и возврата. Все эти операции работник должен подтвердить подписями в журнале.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Документы с истекшими сроками хранения уничтожают. Для утилизации отбирают документы, срок хранения которых истек к 1 января того года, в котором их ликвидируют.Комиссия утверждает и согласует описи дел, документы описи и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Все эти документы нужно утвердить у руководителя. После этого дела, выделенные по акту к уничтожению, можно утилизировать.
Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на утилизацию по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт их сдачи на уничтожение.
Электронные дела с истекшими сроками хранения выделяют в общем порядке. После этого их ликвидируют физически или с помощью программно-технических средств, например, перезаписывают информацию на диске.
