В конце прошлого года в России официально разрешили вести электронный документооборот в трудовых отношениях. Не только с дистанционными работниками, но и с офисными. Основное новшество — трудовой договор и другие документы можно подписывать в электронном виде. Как внедрить ЭДО по закону и применять электронную подпись с сотрудниками?
Издаем документ об ЭДО
Прежде всего, электронный документооборот — право, а не обязанность.Компания может внедрить у себя его по желанию, издав соответствующий локальный акт. В нем надо указать список сотрудников и документов, которые будут использовать такой формат.
Но до этого нужно уведомить сотрудников и получить их согласие.
Важно: если они не согласятся или не ответят, в отношениях с ними останутся бумажные документы.
Выбираем информационную систему
Далее нужно выбрать информационную систему для применения ЭДО.Закон дает два варианта:
- собственная инфосистема, которую компания разработает для себя;
- или платформа «Работа в России».
В то же время не все документы можно подписывать электронно. В их числе:Но открытым остается конфиденциальности данных. Да, вакансии размещать там обязательно, но готовы ли компании через «внешний ресурс» обмениваться своими внутренними документами?
- акт о несчастном случае;
- инструктажи по охране труда;
- приказ об увольнении.
В чрезвычайных ситуациях, которые перечисляет закон, электронный документооборот можно применять и без согласия, например, катастрофы, эпидемии, происшествия и др.
Используем ЭЦП
Главное при использовании ЭДО — внедрение электронной цифровой подписи. Ляжет это, очевидно, на плечи работодателя — и организационно, и финансово.Причем сама компания имеет право применять только усиленную подпись (квалифицированную или неквалифицированную — УКЭП или УНЭП). Сотрудник для подписания некоторых документов, в основном текущих — заявления, согласия, приказы — может применять простую ЭЦП.
Практика проверок ГИТ показывает, что до 40-50% документов не имеют подписей сотрудников. И это серьезный риск получать штраф, а еще при конфликтах работодатели проигрывают большую часть трудовых споров.Кстати, сотрудник мог ее получить ранее самостоятельно, например, через Госуслуги. Естественно, он может применять ее, и вам не надо заново для него ее создавать. В любом случае, ЭЦП делается для физлица, и если человек уйдет в другую компанию, подпись «остается» с ним.
ЭЦП закрывает риски, а для удаленки она — единственный инструмент общения. В итоге — и серьезная экономия, по оценке, до 100 тыс. рублей в месяц при штате 200-250 человек.
Главное — правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.
Для просмотра ссылки необходимо нажать
Вход или Регистрация