Акт с самозанятыми: для чего нужен и как его оформить

[Собака]

Акт выполненных работ — один из первичных документов, который заказчики используют при сотрудничестве с самозанятыми. Рассказываем, когда он нужен обязательно, и как правильно его составить.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое акт и зачем он нужен​

Акт выполненных работ или оказанных услуг — не обязательный по закону первичный документ, который фактически полезен и заказчику, и исполнителю.

Как правильно назвать его — акт выполненных работ или акт оказанных услуг — зависит от договора, к которому относится документ. Например, если заказчик и исполнитель заключили договор возмездного оказания услуг, то составляют акт приема-передачи оказанных услуг или акт об оказанных услугах. Если оформили договор подряда, то и акт, соответственно, будет актом сдачи-приемки выполненных работ или просто актом выполненных работ.

Акт выполняет несколько функций:

• Содержит перечень оказанных исполнителем услуг или выполненных работ, сроки выполнения и размер вознаграждения.
• Подтверждает, что у сторон нет претензий друг к другу.
• Подписанный акт — это основание для выплаты вознаграждения самозанятому.
• Служит подтверждением гражданско-правового характера отношений между заказчиком и исполнителем.

Когда стороны обязаны подписывать акт​

Заказчик и исполнитель не обязаны составлять акт: это подтверждает ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@. Стороны могут подписывать акты по своему усмотрению. Но есть два случая, когда этот документ необходим:

1. Самозанятый получает предоплату.

ФНС разъясняет, что для налогового учета расходов заказчика в случае предоплаты акт нужен обязательно. Он не просто подтверждает факт выполнения работ, но и фиксирует период или дату, когда они выполнялись.

2. Исполнитель оказывает услуги по размещению интернет-рекламы.

Рекламу, которая размещается в интернете, нужно маркировать и отчитываться об этом в Роскомнадзор. Отчеты попадают в РКН через посредника — оператора рекламных данных (ОРД). В отчете нужно указать затраты на рекламу и статистику просмотров рекламного объявления. Такие данные подтверждает информация от площадок, где показывалась реклама, и акт об оказании услуг.

Как акт помогает снизить риски перед ФНС и при сотрудничестве с исполнителем​

Акт помогает заказчику подстраховаться, если налоговая придет с проверкой. Это особенно важно, если:

• Вознаграждение самозанятого зависит от объема выполненных работ.

В акте можно прописать количество работ, которые выполнил самозанятый за определенный период.

• Заказчик заключил с исполнителем рамочный договор, в котором конкретный состав услуг и работ не расписан.

В этом случае состав конкретных услуг или работ нужно прописать в задании, которое составляют к договору. Они же повторяются и в акте.

• Заказчик хочет избежать лишних споров.

Акт защищает обе стороны и доказывает, что исполнитель выполнил работы в полном объеме, и у сторон нет друг к другу претензий. А может быть такое, что претензии есть — и их тоже проще сразу указать в акте, чем потом доказывать, что исполнитель оказал услуги некачественно или в неполном объеме.

• Самозанятый аннулировал чек.

Подписанный акт послужит для налоговой доказательством, что работы исполнитель действительно выполнял.

• Компания постоянно сотрудничает с конкретным исполнителем.

ФНС контролирует, чтобы организации не маскировали под гражданско-правовыми договорами с исполнителями трудовые отношения и не уходили от налогов. Если у налоговой появляются подозрения по поводу сотрудничества заказчика и исполнителя, то она может организовать проверку. А если выявит нарушения — может переквалифицировать отношения с самозанятым в трудовые.

Чтобы такая ситуация не возникла при постоянном сотрудничестве с исполнителем, нужно составлять акт.

• Заказчик упорядочивает внутренний учет.

Акты помогают бухгалтерии определить статью затрат, куда нужно отнести выплату исполнителя, так как они включают подробные данные по оказанным услугам, которых нет в чеке. Например, траты за услуги программиста нужно направить в IT-отдел, за услуги копирайтера — в отдел маркетинга.

Обязанность исполнителя составить акт и срок, в который он должен передать его заказчику, пропишите в договоре.

Что должно быть в акте​

Гражданский кодекс не устанавливает конкретных требований к актам выполненных работ и оказанных услуг. Но так как акт — это первичный документ, значит, он должен включать обязательные реквизиты. Такие реквизиты указаны в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухучете». К ним относятся:

• Название документа.
• Номер и дата.
• Наименование сторон.
• Реквизиты договора, по которому выполнялись работы.
• Список работ (услуг) и их стоимость.
• Сроки выполнения работ (оказания услуг).
• Общая стоимость работ (услуг).
• Информация об отсутствии или наличии претензий по качеству и объему работ (услуг).
• Подписи сторон.
• Должность, ФИО лиц, которые составили акт, реквизиты документов, на основании которых эти лица действуют.

Как составить акт с самозанятым​

Шапка документа​

В начале акта укажите название документа и реквизиты договора, на основе которого составляется акт, место и время составления документа.

Обратите внимание, что дата оформления акта должна совпадать со временем, когда исполнитель фактически выполнял работы. Это важно, так как принять к вычету расходы нужно в том месяце, когда их фактически совершили.

Если заказчик — индивидуальный предприниматель, то можно указать только его ФИО и ОГРНИП. Если заказчик — юрлицо, укажите его название, должность представителя и документы, которые подтверждают его полномочия.

Пример:

Акт об оказании услуг № 5

к Договору возмездного оказания услуг № 78 от «1» февраля 2024 г.

г. Москва «28» февраля 2024 г.

ООО «Весна», далее именуемое «Заказчик», в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Петров Петр Петрович, именуемый в дальнейшем «Исполнитель», с другой стороны, именуемые вместе «Стороны», а по отдельности «Сторона», подписали настоящий Акт о нижеследующем…

Основная часть​

Укажите реквизиты задания и период выполнения работ. Затем опишите, какие работы были выполнены — они должны соответствовать тем, что указаны в договоре и в задании. Лучше всего также указать их объем в цифрах.

Если для исполнителя предусмотрен повышающий коэффициент за скорость или качество оказываемых услуг — тоже добавьте его в акт. Пропишите, как этот коэффициент рассчитывается. И обязательно нужно указать, что заказчик не имеет претензий по объему и качеству оказанных услуг. А если они есть, отразите это в документе. Если исполнитель откажется исправить недочеты, заказчик может обратиться в суд. При этом, следуя ст. 720 ГК, он может ссылаться только на те недочеты, которые указаны в акте или других документах.

Пример основной части:

В соответствии с Договором Исполнитель по Заданию № 3 от «1» февраля 2024 г. в срок с «1» февраля 2024 г. по «27» февраля 2024 г. оказал, а Заказчик принял следующие услуги:

№ п/п	Объем услуги	Результат услуги	Количество, в ед.	Стоимость, руб.
1	Написание постов для телеграм-канала заказчика в количестве 10 штук	10 текстов постов для телеграм-канала заказчика	1	5000,00

1. Итоговая сумма, подлежащая оплате по настоящему Акту, составляет 5 000,00 (пять тысяч) рублей 00 копеек.
2. Исполнитель передает Заказчику по настоящему Акту все исключительные права на использование объектов интеллектуальной собственности, созданные Исполнителем в рамках исполнения договора.
3. Оказанные услуги приняты Заказчиком без замечаний.
4. Акт составлен и подписан в 2-х экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

Конец документа​

В этом разделе нужно указать реквизиты сторон: это сведения, которые помогут их идентифицировать. Под реквизитами стороны ставят дату и подпись.

Пример блока с реквизитами:

ЗАКАЗЧИК _________________________ Адрес:____________________ ИНН/КПП:_________________ ОГРН:____________________ Расчетный счет:__________ в________________________ Кор.счет_________________ БИК_____________________ Телефон:_________________ E-mail____________________ _______________/__________

ИСПОЛНИТЕЛЬ _________________________ Паспорт РФ:______________ Адрес регистрации: ИНН: Расчетный счет:__________ в________________________ Кор.счет_________________ БИК_____________________ Телефон:_________________ E-mail____________________ _______________/__________

Заключение​

• Акт в большинстве случаев составлять не обязательно, но благодаря этому документу заказчик подтвердит ФНС сдельность сотрудничества и минимизирует риски переквалификации правоотношений в трудовые.
• Акт пригодится и самозанятому: документ подтверждает, что заказчика устраивает результат работ.
• Акт должен включать обязательные реквизиты из п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухучете».
• Акт состоит из трех частей: шапки с указанием наименования сторон и ссылкой на договор, основной части с описанием услуг и их стоимости, реквизитов сторон.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация