- Специальный корреспондент
Провести в учете расходы по сканам документов можно, но только в редких случаях. Рассказываем, о каких исключениях идет речь, и каких правил нужно придерживаться, принимая к учету первичку.
Можно ли принять сканы первичных документов к учету
Скан-копии первички: позиция нормативных документов и контролирующих органов
В законе «О бухгалтерском учете» не указано, что можно вести учет на основании электронных образов первичных документов. В нем есть только один случай, когда расходы можно подтверждать бумажными копиями первичных документов. Это изъятие (выемка) подлинников — ч. 8 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. Например, если органы МВД изъяли оригиналы документов, а к вам пришла налоговая проверка, можно подтверждать расходы копиями документов, но их нужно заверить по правилам из п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016:
написать или поставить штамп «Копия верна» или «Верно»;
указать должность того, кто заверяет документ;
поставить подпись с расшифровкой и дату заверения.
По ФСБУ 27/2021«Документы и документооборот в бухгалтерском учете»пользоваться сканами для бухучета тоже нельзя. Согласно п. 24 документы нужно хранить в том виде, в котором они были составлены. Если первичка изначально была на бумаге, то и хранить ее нужно в бумажном виде.
Позиция Минфина несколько раз менялась. Например,в письме № 03-01-10/32570 от 22 апреля 2020 года он сообщал, что пользоваться отсканированными документами допустимо, но в исключительных случаях. В каких именно, не уточнялось. Но так как письмо вышло в связи с пандемией коронавируса, скорее всего речь шла о случаях, когда контрагенты не могли обмениваться бумажными документами из-за ограничительных мер.
Также Минфин указал, что нужно соблюдать требования закона «О бухучете», то есть в дальнейшем заменить сканы первички на оригиналы. То же самое сообщила Федеральная налоговая служба, в частности, в письме № СД-4-3/2476 от 26 февраля 2021 года.
Позже мнение Минфина поменялось. В письме № 03-03-07/99864 от 08 декабря 2021 года он сообщил: по сканам нельзя учитывать расходы для бухучета и налога на прибыль.
В письме № 03-03-06/1/113388 от 21 ноября 2022 года Минфин вернулся к прежней версии: сканы можно использовать только в исключительных случаях.
Как правильно принимать к учету первичные документы
Бумажную первичкуможно принять к учету, если в ней есть все обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года и собственноручные подписи уполномоченных лиц с указанием их фамилий и инициалов.
По отсканированным документам можно учесть расходы, но это временное решение. Например, когда нужно срочно закрыть квартал и составить отчетность, можно попросить у контрагентов сканы. Но если потом вы не замените их на бумажные оригиналы, претензий от проверяющих не избежать.
С электронной первичкой таких проблем нет. Ее можно принимать к учету, если она заверена электронной подписью (ЭП): простой, усиленной неквалифицированной или квалифицированной — п. 17 ФСБУ 27/2021. Вид подписи нужно прописать в условиях соглашения об электронном документообороте между контрагентами.
Если в нормативке для документа установлен конкретный вид ЭП, нужно использовать только его. Например, счет-фактура должен быть подписан только усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) — п. 6 ст. 169 НК РФ.
Для ведения учета, хранения или отправки на проверку в ИФНС распечатывать электронный документ не нужно. В письме № Д-5-26/56@ от 29 сентября 2023 года налоговая служба уточнила: если запрошенные документы изначально были в электронном виде по установленным форматам (например, счета-фактуры или УПД), их можно отправить в инспекцию в виде xml-файлов. Не нужно делать бумажные копии. Если первичка составлена на бумаге или для нее нет утвержденных форматов, документы можно отправить в ИФНС по каналам ТКС или через личный кабинет в виде сканов.
Можно ли принять сканы первичных документов к учету
Скан-копии первички: позиция нормативных документов и контролирующих органов
В законе «О бухгалтерском учете» не указано, что можно вести учет на основании электронных образов первичных документов. В нем есть только один случай, когда расходы можно подтверждать бумажными копиями первичных документов. Это изъятие (выемка) подлинников — ч. 8 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. Например, если органы МВД изъяли оригиналы документов, а к вам пришла налоговая проверка, можно подтверждать расходы копиями документов, но их нужно заверить по правилам из п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016:
написать или поставить штамп «Копия верна» или «Верно»;
указать должность того, кто заверяет документ;
поставить подпись с расшифровкой и дату заверения.
По ФСБУ 27/2021«Документы и документооборот в бухгалтерском учете»пользоваться сканами для бухучета тоже нельзя. Согласно п. 24 документы нужно хранить в том виде, в котором они были составлены. Если первичка изначально была на бумаге, то и хранить ее нужно в бумажном виде.
Позиция Минфина несколько раз менялась. Например,в письме № 03-01-10/32570 от 22 апреля 2020 года он сообщал, что пользоваться отсканированными документами допустимо, но в исключительных случаях. В каких именно, не уточнялось. Но так как письмо вышло в связи с пандемией коронавируса, скорее всего речь шла о случаях, когда контрагенты не могли обмениваться бумажными документами из-за ограничительных мер.
Также Минфин указал, что нужно соблюдать требования закона «О бухучете», то есть в дальнейшем заменить сканы первички на оригиналы. То же самое сообщила Федеральная налоговая служба, в частности, в письме № СД-4-3/2476 от 26 февраля 2021 года.
Позже мнение Минфина поменялось. В письме № 03-03-07/99864 от 08 декабря 2021 года он сообщил: по сканам нельзя учитывать расходы для бухучета и налога на прибыль.
В письме № 03-03-06/1/113388 от 21 ноября 2022 года Минфин вернулся к прежней версии: сканы можно использовать только в исключительных случаях.
Как правильно принимать к учету первичные документы
Бумажную первичкуможно принять к учету, если в ней есть все обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года и собственноручные подписи уполномоченных лиц с указанием их фамилий и инициалов.
По отсканированным документам можно учесть расходы, но это временное решение. Например, когда нужно срочно закрыть квартал и составить отчетность, можно попросить у контрагентов сканы. Но если потом вы не замените их на бумажные оригиналы, претензий от проверяющих не избежать.
С электронной первичкой таких проблем нет. Ее можно принимать к учету, если она заверена электронной подписью (ЭП): простой, усиленной неквалифицированной или квалифицированной — п. 17 ФСБУ 27/2021. Вид подписи нужно прописать в условиях соглашения об электронном документообороте между контрагентами.
Если в нормативке для документа установлен конкретный вид ЭП, нужно использовать только его. Например, счет-фактура должен быть подписан только усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) — п. 6 ст. 169 НК РФ.
Для ведения учета, хранения или отправки на проверку в ИФНС распечатывать электронный документ не нужно. В письме № Д-5-26/56@ от 29 сентября 2023 года налоговая служба уточнила: если запрошенные документы изначально были в электронном виде по установленным форматам (например, счета-фактуры или УПД), их можно отправить в инспекцию в виде xml-файлов. Не нужно делать бумажные копии. Если первичка составлена на бумаге или для нее нет утвержденных форматов, документы можно отправить в ИФНС по каналам ТКС или через личный кабинет в виде сканов.
